La ressaisie est le travail le moins discuté de l’entreprise. Une donnée existe déjà, sous forme numérique, dans un fichier reçu par courriel et quelqu’un la retape dans un logiciel. Personne n’en parle parce que chaque occurrence est courte. C’est justement pour ça qu’elle échappe au calcul.
Faites le calcul une fois
Prenez un flux : les factures fournisseurs, par exemple. Comptez le nombre de documents par mois, chronométrez trois saisies complètes (ouverture du fichier, lecture, saisie, contrôle, classement) et multipliez.
Six cents factures par mois à deux minutes trente font vingt-cinq heures mensuelles, soit trois jours et demi de travail. Sur un an, c’est un mois et demi de temps plein consacré à recopier ce qui existait déjà.
Ce calcul est souvent la partie la plus utile du projet, quelle que soit la décision qui suit.
Le coût caché : les erreurs
La saisie manuelle produit des erreurs, à un taux qui augmente avec la fatigue et la répétition. Sur des montants, une inversion de chiffres se rattrape au rapprochement bancaire, plusieurs semaines plus tard, et le temps de correction dépasse largement le temps de saisie initial.
Une extraction automatique se trompe aussi. La différence est qu’elle se trompe de façon repérable : elle sait indiquer son degré de certitude sur chaque champ, ce qu’un humain pressé ne fait jamais.
Ce qui s’extrait aujourd’hui sans difficulté
Les documents dont la structure est stable, même s’ils viennent d’émetteurs différents : factures, bons de livraison, relevés, formulaires administratifs, contrats types. Le format des fichiers compte moins qu’avant : un PDF natif, un scan propre ou une photo correcte donnent des résultats comparables.
Ce qui reste difficile : les documents manuscrits, les photocopies de photocopies, les tableaux qui se prolongent sur plusieurs pages sans en-tête répété, et les pièces où l’information dépend d’une mise en page particulière plutôt que d’un libellé.
Le contrôle avant la confiance
Le bon montage garde un humain dans la boucle au début, mais avec une tâche différente : au lieu de saisir, il valide. Les champs sûrs sont pré-remplis, les champs douteux sont signalés, et la validation prend quinze secondes au lieu de deux minutes trente.
Au bout de quelques semaines, les taux se stabilisent, et la vérification systématique peut se réduire aux seuls champs à enjeu : le montant, le numéro de compte, la date d’échéance.
Ce qui est surestimé
Le taux de reconnaissance annoncé par les éditeurs. Un taux de 98 % « par caractère » n’est pas un taux de 98 % par document : sur une facture qui contient trois cents caractères utiles, il garantit surtout qu’un document sur deux comportera une erreur quelque part. Le seul chiffre qui compte est le taux de documents traités sans aucune correction.
Nous mesurons ce taux sur vos documents réels avant tout engagement, dans notre prestation d’extraction de données documentaires.